Suivre les clients
Un dossier avance quand les bonnes pièces arrivent.
- Le problème
- Pour démarrer une mission ou compléter un dossier client, il faut réunir des documents dispersés entre les mails et l’espace partagé. Vérifier les dépôts et réclamer les pièces une à une prend du temps, surtout quand plusieurs personnes suivent le même client.
- La solution
L’agent compare la liste des pièces attendues à ce qui est reçu, envoie les relances prévues avec vous puis classe les documents. Les dossiers bloqués passent à votre équipe.
- Vous gardez
- La conformité du dossier
- Les échanges délicats
Agent IA Kalhyps
Je vérifie les documents attendus pour les dossiers à démarrer.
Les échanges en détail
Qui parle à qui, et avec quels droits.
Le parcours, en cinq étapes
- Au départ
- Un dossier démarre avec une liste précise de documents attendus.
- Les informations utilisées
- Liste des pièces requises
- Documents reçus par mail ou dans l’espace client
- Règles et historique des relances
Lire la liste attendue
L’agent reprend les pièces nécessaires pour ce type de dossier.
Comparer les pièces reçues
Il vérifie les dépôts et les mails déjà rattachés au client.
Relancer ce qui manque
La relance prévue cite uniquement les pièces encore attendues.
Classer et suivre
Les documents sont rangés et le suivi indique ce qui est reçu ou absent.
Transmettre à l’équipe
Les pièces réunies passent au contrôle métier ; les dossiers bloqués vous remontent.
- Votre décision
- Votre équipe juge la conformité des pièces et reprend les échanges sensibles.
- À l’arrivée
- Un dossier organisé, un suivi des pièces et des relances limitées aux règles convenues.
- Si une information manque
- Une pièce douteuse est à vérifier. À la limite de relances convenue, l’automatisation s’arrête pour ce client.
Les personnes
- Votre clientExterneDocuments à transmettreLectureÉcriture
- Équipe dossierÉquipeSuit la missionÉcriture
La décision
- VousDécideGérez les blocages
Dans cet exempleEn cours
Compétence · Lister les pièces attendues
Vos outils
- SuiviPièces attendues et relancesLectureÉcriture
- Espace clientDocuments déposésLecture
- MailDocuments reçus et relancesLectureÉcriture
- DossiersDocuments classésÉcriture
01/10Suivi → Agent
L’agent lit la liste attendue pour le démarrage de la mission.
Connexion et sécurité
Ce que l’agent peut toucher, selon les règles du projet.
Droits de l’agent
Collecte de pièces| Vos outils | Lire | Écrire | Sur accord |
|---|---|---|---|
| Votre clientDocuments à transmettre | Lire | Écrire | |
| Équipe dossierSuit la mission | Écrire | ||
| SuiviPièces attendues et relances | Lire | Écrire | |
| Espace clientDocuments déposés | Lire | ||
| MailDocuments reçus et relances | Lire | Écrire | |
| DossiersDocuments classés | Écrire |
Limites de cet exemple
- Déclarer une pièce conforme à votre place
- Dépasser le rythme de relance convenu
- Modifier le document reçu
Des accès limités
On choisit les connexions et les droits nécessaires à la mission, selon les possibilités de vos outils.
Exemple : Un compte « Agent » dans votre CRM, limité à la lecture des fiches utiles.
Le trajet des données
L’hébergement et les services utilisés sont choisis au cadrage. On précise quelles données y passent et combien de temps elles sont conservées.
Exemple : Chez vous ou sur un service externe, selon le projet.
Un suivi défini ensemble
On définit ce qu’il faut garder dans le journal pour suivre les actions et retrouver les validations utiles.
- 09:12Agent → SuiviÉtat
- 09:14Agent → VousBlocage
- 09:16Vous → AgentDécision
- 09:18Agent → Équipe dossierDossier
Points d’attention
Ce qu’on cale au départ.
Des repères pour ce type de mise en place, pas un retour client.
La liste des pièces et leur caractère obligatoire sont définis pour chaque type de dossier.
Une pièce reçue ne signifie pas une pièce conforme : le contrôle métier reste à l’équipe.
Le rythme et la limite des relances se règlent au départ. Au-delà, un humain reprend le contact.