Suivre les clients
Le rendez-vous est terminé. Le suivi reste à faire.
- Le problème
- Il faut remettre les notes au propre, retrouver ce qui a été promis, mettre à jour la fiche client et préparer le prochain échange. Entre deux rendez-vous, une action ou une échéance peut facilement se perdre.
- La solution
L’agent part de vos notes, retrouve le contexte du client et prépare le compte rendu, les tâches et le message de suivi. Les points incertains sont signalés. Vous relisez les engagements avant la mise à jour et l’envoi.
- Vous gardez
- Les engagements pris
- Le message au client
Vous
Prépare le suivi de mon rendez-vous client. Les notes sont dans le dossier.
Les échanges en détail
Qui parle à qui, et avec quels droits.
Le parcours, en cinq étapes
- Au départ
- Après un rendez-vous, vous demandez le suivi à partir des notes déposées dans le dossier.
- Les informations utilisées
- Notes du rendez-vous
- Fiche client et échanges utiles
- Modèle de compte rendu et suivi des tâches
Reprendre les notes
L’agent identifie les décisions, les questions ouvertes et les prochaines actions.
Retrouver le contexte
Il rapproche les notes de la fiche et des échanges du même client.
Préparer le suivi
Le compte rendu, les tâches et le message au client restent en brouillon.
Confirmer les engagements
Vous corrigez le résumé et précisez les responsables ou échéances qui manquent.
Mettre à jour et envoyer
Après votre accord, le dossier et les tâches sont mis à jour, puis le suivi est envoyé.
- Votre décision
- Vous relisez les engagements, les échéances et le message destiné au client.
- À l’arrivée
- Un compte rendu validé, des actions attribuées et un message de suivi envoyé.
- Si une information manque
- Un point ambigu est marqué à confirmer. L’agent ne transforme pas une suggestion en engagement.
Les personnes
- Votre clienteExterneDestinataire du suiviSur accord
La décision
- VousDécideRelisez et validez
Dans cet exempleEn cours
Votre demande
Vos outils
- NotesVos notes de rendez-vousLecture
- Fichier clientsHistorique et fiche clientLectureSur accord
- DocumentsCompte rendu en brouillonÉcriture
- TâchesActions et échéancesSur accord
01/09Vous → Agent
Vous demandez le suivi du rendez-vous.
Connexion et sécurité
Ce que l’agent peut toucher, selon les règles du projet.
Droits de l’agent
Suivi de rendez-vous| Vos outils | Lire | Écrire | Sur accord |
|---|---|---|---|
| Votre clienteDestinataire du suivi | Sur accord | ||
| NotesVos notes de rendez-vous | Lire | ||
| Fichier clientsHistorique et fiche client | Lire | Sur accord | |
| DocumentsCompte rendu en brouillon | Écrire | ||
| TâchesActions et échéances | Sur accord |
Limites de cet exemple
- Ajouter un engagement absent des notes
- Mettre à jour les engagements sans validation
- Envoyer le suivi sans votre accord
Des accès limités
On choisit les connexions et les droits nécessaires à la mission, selon les possibilités de vos outils.
Exemple : Un compte « Agent » dans votre CRM, limité à la lecture des fiches utiles.
Le trajet des données
L’hébergement et les services utilisés sont choisis au cadrage. On précise quelles données y passent et combien de temps elles sont conservées.
Exemple : Chez vous ou sur un service externe, selon le projet.
Un suivi défini ensemble
On définit ce qu’il faut garder dans le journal pour suivre les actions et retrouver les validations utiles.
- 09:12Vous → AgentAccord
- 09:14Agent → Fichier clientsFiche
- 09:16Agent → TâchesActions
- 09:18Agent → Votre clienteSuivi
Points d’attention
Ce qu’on cale au départ.
Des repères pour ce type de mise en place, pas un retour client.
Le compte rendu distingue ce qui a été décidé, proposé ou laissé ouvert.
Les notes restent accessibles pour vérifier le résumé. Si vous utilisez un enregistrement, les conditions sont définies au départ.
Les actions gardent un responsable et une échéance. Une date manquante est une question à poser.