Traiter les factures
Chaque commande reçue par mail se retape dans la gestion commerciale.
- Le problème
- Les commandes arrivent en PDF, en tableur ou directement dans le texte du mail. L’administration des ventes les ressaisit une à une, puis vérifie les références et les prix. Une erreur de saisie ne se voit souvent qu’à la livraison.
- La solution
L’agent lit les formats prévus, retrouve les références et prépare la commande en brouillon. Il signale les écarts et les lignes incertaines. Vous vérifiez la commande avant sa confirmation au client.
- Vous gardez
- Les écarts et conditions particulières
- La confirmation de commande
Agent IA Kalhyps
Nouvelle commande de la quincaillerie Vasseur, en PDF. Quatorze lignes, je la saisis.
Les échanges en détail
Qui parle à qui, et avec quels droits.
Le parcours, en cinq étapes
- Au départ
- Un client transmet un bon de commande par mail, en pièce jointe ou dans le message.
- Les informations utilisées
- Commande d’origine
- Catalogue et correspondances vérifiées
- Tarifs et conditions du client
Lire les lignes
L’agent extrait les références, les quantités et les prix du document.
Comparer au catalogue
Il recherche les produits et vérifie les conditions applicables.
Traiter les écarts
Une référence inconnue va à l’équipe ; un prix hors grille attend votre choix.
Préparer la commande
Le brouillon rassemble les lignes vérifiées dans la gestion commerciale.
Valider et confirmer
Vous validez la commande complète avant sa confirmation au client.
- Votre décision
- Votre équipe résout les références inconnues. Vous validez les conditions et la confirmation.
- À l’arrivée
- Une commande vérifiée, prête à valider dans votre gestion commerciale.
- Si une information manque
- Une ligne illisible ou ambiguë reste en attente. Aucun produit de remplacement n’est choisi sans vérification.
Les personnes
- Quincaillerie VasseurExterneClient, par mailLectureSur accord
- InèsÉquipeAdministration des ventesÉcriture
La décision
- VousDécideTranchez les exceptions
Dans cet exempleEn cours
Compétence · Lire une commande
Vos outils
- MailLes commandes reçuesLectureSur accord
- CatalogueRéférences et tarifsLecture
- Gestion commercialeCommandes en brouillonÉcritureSur accord
01/13Quincaillerie Vasseur → Agent
La quincaillerie envoie sa commande en PDF.
Connexion et sécurité
Ce que l’agent peut toucher, selon les règles du projet.
Droits de l’agent
Bons de commande| Vos outils | Lire | Écrire | Sur accord |
|---|---|---|---|
| Quincaillerie VasseurClient, par mail | Lire | Sur accord | |
| InèsAdministration des ventes | Écrire | ||
| MailLes commandes reçues | Lire | Sur accord | |
| CatalogueRéférences et tarifs | Lire | ||
| Gestion commercialeCommandes en brouillon | Écrire | Sur accord |
Limites de cet exemple
- Modifier un prix sans votre accord
- Confirmer une commande sans validation
- Remplacer une référence incertaine sans vérification
Des accès limités
On choisit les connexions et les droits nécessaires à la mission, selon les possibilités de vos outils.
Exemple : Un compte « Agent » dans votre CRM, limité à la lecture des fiches utiles.
Le trajet des données
L’hébergement et les services utilisés sont choisis au cadrage. On précise quelles données y passent et combien de temps elles sont conservées.
Exemple : Chez vous ou sur un service externe, selon le projet.
Un suivi défini ensemble
On définit ce qu’il faut garder dans le journal pour suivre les actions et retrouver les validations utiles.
- 09:12Agent → VousValidation
- 09:14Vous → AgentAccord
- 09:16Agent → Gestion commercialeValidation
- 09:18Agent → Quincaillerie VasseurConfirmation
Points d’attention
Ce qu’on cale au départ.
Des repères pour ce type de mise en place, pas un retour client.
Les formats habituels sont testés au départ. Un document illisible passe à l’équipe.
Le PDF ou le mail d’origine reste lié à la commande pour faciliter la relecture.
Une ancienne référence n’est ajoutée à la correspondance qu’après vérification par l’équipe.