Traiter les factures
Les factures fournisseurs se ressaisissent encore à la main.
- Le problème
- Elles arrivent en PDF, en scan ou en photo, souvent par mail. Quelqu’un recopie le montant, la TVA et l’échéance, puis vérifie la commande. Une erreur de saisie se découvre des semaines plus tard.
- La solution
L’agent lit chaque facture, la compare à la commande et prépare l’écriture. Ce qui ne colle pas part dans une file à part, pour vous.
- Vous gardez
- La validation des écritures
- Les écarts et le paiement
Agent IA Kalhyps
Bonjour. Six factures fournisseurs sont arrivées cette nuit, dont un scan. Je m’en occupe.
Les échanges en détail
Qui parle à qui, et avec quels droits.
Le parcours, en cinq étapes
- Au départ
- Une facture arrive dans le dossier ou la messagerie prévue pour les achats.
- Les informations utilisées
- Facture originale
- Bon de commande correspondant
- Fournisseurs connus et factures déjà reçues
Lire la facture
L’agent extrait le fournisseur, le numéro, les montants, la TVA et l’échéance.
Retrouver la commande
Les lignes et montants sont comparés aux informations disponibles.
Repérer les écarts
Les différences et doublons possibles vont dans une file de vérification.
Préparer l’écriture
Les factures sans écart détecté deviennent des écritures en brouillon, liées à la pièce originale.
Faire valider
La comptabilité vérifie les brouillons. Vous arbitrez les écarts ; le paiement reste dans votre circuit habituel.
- Votre décision
- Votre équipe valide les écritures et traite les écarts. Le paiement reste à vous.
- À l’arrivée
- Des écritures en brouillon, les pièces classées et les anomalies à examiner.
- Si une information manque
- Une facture illisible, une commande absente ou un fournisseur inconnu sont signalés sans forcer la saisie.
Les personnes
- FournisseursExternePDF, scan ou photoLecture
- ClaireÉquipeComptabilitéÉcriture
La décision
- VousDécideTranchez les écarts
Dans cet exempleEn cours
Reçu de Fournisseurs
Vos outils
- CommandesBons de commandeLecture
- ComptabilitéÉcritures en brouillonÉcriture
- ArchivesPièces classéesLectureÉcriture
01/09Fournisseurs → Agent
Six factures arrivent, dont un scan.
Connexion et sécurité
Ce que l’agent peut toucher, selon les règles du projet.
Droits de l’agent
Factures fournisseurs| Vos outils | Lire | Écrire | Sur accord |
|---|---|---|---|
| FournisseursPDF, scan ou photo | Lire | ||
| ClaireComptabilité | Écrire | ||
| CommandesBons de commande | Lire | ||
| ComptabilitéÉcritures en brouillon | Écrire | ||
| ArchivesPièces classées | Lire | Écrire |
Limites de cet exemple
- Payer une facture
- Créer un fournisseur inconnu
Des accès limités
On choisit les connexions et les droits nécessaires à la mission, selon les possibilités de vos outils.
Exemple : Un compte « Agent » dans votre CRM, limité à la lecture des fiches utiles.
Le trajet des données
L’hébergement et les services utilisés sont choisis au cadrage. On précise quelles données y passent et combien de temps elles sont conservées.
Exemple : Chez vous ou sur un service externe, selon le projet.
Un suivi défini ensemble
On définit ce qu’il faut garder dans le journal pour suivre les actions et retrouver les validations utiles.
- 09:12Vous → AgentDécision
- 09:14Agent → ComptabilitéÉcritures
- 09:16Agent → ArchivesPDF
- 09:18Agent → ClaireRécap
Points d’attention
Ce qu’on cale au départ.
Des repères pour ce type de mise en place, pas un retour client.
Les champs extraits restent consultables à côté de la pièce originale : fournisseur, numéro, montant, TVA et échéance.
Une image illisible, un fournisseur inconnu ou un écart empêche le traitement prévu et remonte à l’équipe.
Le contrôle des doublons s’appuie sur les données disponibles. L’écriture reste en brouillon jusqu’à sa validation.