Coordonner le terrain
Un signalement de locataire arrive rarement complet.
- Le problème
- Fuite, panne de chaudière, porte de garage bloquée : les signalements arrivent par mail ou par téléphone, souvent incomplets. Le gestionnaire rappelle pour obtenir le logement concerné et une photo, cherche un artisan disponible, puis saisit tout dans son logiciel de gestion.
- La solution
L’agent complète la demande avec le locataire, crée l’intervention dans votre logiciel et propose l’artisan habituel. Vous validez l’ordre de service.
- Vous gardez
- Le choix de l’artisan
- L’engagement de la dépense
Agent IA Kalhyps
Mme Petit, résidence Les Tilleuls, signale une fuite sous son évier. Il manque une photo et ses disponibilités : je les lui demande.
Les échanges en détail
Qui parle à qui, et avec quels droits.
Le parcours, en cinq étapes
- Au départ
- Un locataire signale une panne ou une fuite dans un logement.
- Les informations utilisées
- Signalement, photos et disponibilités
- Fiche du logement et consignes d’urgence
- Carnet d’artisans et réponse du prestataire
Identifier la demande
L’agent retrouve le logement et repère les signes à vous signaler selon vos consignes.
Compléter le dossier
Il demande les éléments prévus : photo, localisation et disponibilité pour l’accès.
Préparer l’intervention
L’intervention est créée et l’artisan habituel proposé. Le diagnostic reste au professionnel.
Valider et consulter l’artisan
Vous autorisez l’ordre de service. L’artisan reçoit la demande et confirme un créneau.
Informer le locataire
Le créneau confirmé est communiqué au locataire et enregistré dans le suivi.
- Votre décision
- Vous choisissez l’artisan et autorisez la dépense avant l’ordre de service.
- À l’arrivée
- Une intervention documentée et un passage confirmé par l’artisan.
- Si une information manque
- Une urgence ou un créneau non confirmé est signalé à l’équipe. Aucun horaire n’est annoncé avant la réponse du prestataire.
Les personnes
- Mme PetitExterneLocataire, par mailLectureÉcriture
- Plomberie LemaireExterneArtisan habituelLectureSur accord
La décision
- VousDécideValidez l’ordre de service
Dans cet exempleEn cours
Compétence · Repérer les signaux d’urgence
Vos outils
- MailLes signalements reçusLectureÉcritureSur accord
- Gestion locativeLots, baux, interventionsLectureÉcriture
- ArtisansVotre carnet d’adressesLecture
01/11Mme Petit → Agent
Mme Petit signale une fuite sous l’évier.
Connexion et sécurité
Ce que l’agent peut toucher, selon les règles du projet.
Droits de l’agent
Signalements locataires| Vos outils | Lire | Écrire | Sur accord |
|---|---|---|---|
| Mme PetitLocataire, par mail | Lire | Écrire | |
| Plomberie LemaireArtisan habituel | Lire | Sur accord | |
| MailLes signalements reçus | Lire | Écrire | Sur accord |
| Gestion locativeLots, baux, interventions | Lire | Écrire | |
| ArtisansVotre carnet d’adresses | Lire |
Limites de cet exemple
- Engager une dépense sans votre accord
- Promettre une date au locataire avant l’artisan
Des accès limités
On choisit les connexions et les droits nécessaires à la mission, selon les possibilités de vos outils.
Exemple : Un compte « Agent » dans votre CRM, limité à la lecture des fiches utiles.
Le trajet des données
L’hébergement et les services utilisés sont choisis au cadrage. On précise quelles données y passent et combien de temps elles sont conservées.
Exemple : Chez vous ou sur un service externe, selon le projet.
Un suivi défini ensemble
On définit ce qu’il faut garder dans le journal pour suivre les actions et retrouver les validations utiles.
- 09:12Vous → AgentAccord
- 09:14Agent → Plomberie LemaireOrdre de service
- 09:16Plomberie Lemaire → AgentDisponibilité
- 09:18Agent → Mme PetitPassage
Points d’attention
Ce qu’on cale au départ.
Des repères pour ce type de mise en place, pas un retour client.
Les questions au locataire dépendent du type de panne. On les écrit avec vous au départ.
Une vraie urgence, comme un dégât des eaux en cours, vous remonte tout de suite.
Le carnet d’artisans reste le vôtre : l’agent propose, vous choisissez.