Coordonner le terrain
Chaque arrivée de voyageurs se règle au téléphone.
- Le problème
- Les voyageurs écrivent sur Airbnb, l’équipe ménage est sur place, il manque un produit. Tout passe par vous, et chacun est prévenu trop tard.
- La solution
L’agent lit les demandes, consulte les consignes et coordonne l’équipe dans les canaux déjà utilisés. Les messages courants suivent les règles autorisées au départ. Vous validez les dépenses et les changements d’engagement.
- Vous gardez
- Les horaires hors cadre
- Les achats et engagements
Agent IA Kalhyps
Les voyageurs de 16h, rue des Fleurs, demandent s’ils peuvent déposer leurs valises à 13h. Je vérifie.
Les échanges en détail
Qui parle à qui, et avec quels droits.
Le parcours, en cinq étapes
- Au départ
- Un voyageur pose une question ; l’équipe sur place doit être coordonnée pour son arrivée.
- Les informations utilisées
- Messages des voyageurs et de l’équipe
- Planning des arrivées et ménages
- Consignes du logement et fournisseur habituel
Comprendre la demande
L’agent rattache le message au logement et au séjour concernés.
Vérifier les contraintes
Il consulte les consignes, le planning et demande à l’équipe sa disponibilité.
Coordonner les échanges
Les questions courantes circulent selon les règles autorisées au départ.
Faire valider ce qui engage
Un horaire anticipé ou un achat vous est soumis avec les éléments utiles.
Confirmer et suivre
Après les accords nécessaires, les personnes sont prévenues et les décisions suivies.
- Votre décision
- Vous validez les dépenses et les changements d’engagement, comme une arrivée anticipée.
- À l’arrivée
- Des voyageurs informés, une équipe coordonnée et des achats lancés après accord.
- Si une information manque
- Une disponibilité non confirmée ou une consigne absente bloque la promesse au voyageur et vous est signalée.
Les personnes
- VoyageursExterneVia AirbnbLectureÉcritureSur accord
- NadiaÉquipeMénage, sur placeLectureÉcriture
La décision
- VousDécideDonnez le oui
Dans cet exempleEn cours
Compétence · Lire les messages
Vos outils
- PlanningArrivées et ménagesLecture
- ConsignesRègles de chaque logementLecture
- AchatsPanier et délai du fournisseurLectureSur accord
01/13Voyageurs → Agent
Les voyageurs veulent déposer leurs valises à 13h.
Connexion et sécurité
Ce que l’agent peut toucher, selon les règles du projet.
Droits de l’agent
Conciergerie| Vos outils | Lire | Écrire | Sur accord |
|---|---|---|---|
| VoyageursVia Airbnb | Lire | Écrire | Sur accord |
| NadiaMénage, sur place | Lire | Écrire | |
| PlanningArrivées et ménages | Lire | ||
| ConsignesRègles de chaque logement | Lire | ||
| AchatsPanier et délai du fournisseur | Lire | Sur accord |
Limites de cet exemple
- Payer sans votre accord
- Promettre un horaire aux voyageurs sans vous
Des accès limités
On choisit les connexions et les droits nécessaires à la mission, selon les possibilités de vos outils.
Exemple : Un compte « Agent » dans votre CRM, limité à la lecture des fiches utiles.
Le trajet des données
L’hébergement et les services utilisés sont choisis au cadrage. On précise quelles données y passent et combien de temps elles sont conservées.
Exemple : Chez vous ou sur un service externe, selon le projet.
Un suivi défini ensemble
On définit ce qu’il faut garder dans le journal pour suivre les actions et retrouver les validations utiles.
- 09:12Achats → AgentPanier
- 09:14Agent → VousCommande
- 09:16Vous → AgentAccord
- 09:18Agent → AchatsCommande
Points d’attention
Ce qu’on cale au départ.
Des repères pour ce type de mise en place, pas un retour client.
Les demandes de disponibilité et les messages courants sont autorisés au départ, avec des limites explicites.
Dans cet exemple, un horaire anticipé et tout achat demandent votre accord.
Les connexions disponibles sont vérifiées avant la mise en place. Si un canal ne permet pas l’envoi, l’équipe reçoit un brouillon.