Préparer les devis
Une nouvelle demande mérite une réponse préparée.
- Le problème
- Le site ou la boîte mail reçoit « j’aimerais en savoir plus », un cahier des charges ou une demande urgente. Il faut retrouver l’entreprise, comprendre le besoin et demander les précisions utiles avant de mobiliser la bonne personne.
- La solution
L’agent résume la demande, retrouve les échanges existants et prépare les questions utiles. Vous choisissez la suite : un rendez-vous, une réponse complémentaire ou une autre orientation.
- Vous gardez
- La suite commerciale
- Les engagements au prospect
Agent IA Kalhyps
Une demande vient du site : une entreprise souhaite une intervention sur plusieurs sites. Je prépare la synthèse.
Les échanges en détail
Qui parle à qui, et avec quels droits.
Le parcours, en cinq étapes
- Au départ
- Un prospect vous contacte via le site ou la messagerie.
- Les informations utilisées
- Demande initiale et pièces jointes
- Offre, critères et questions de qualification
- Historique commercial et disponibilités de l’équipe
Lire la demande
L’agent résume le besoin, les contraintes et le contexte fournis.
Retrouver l’historique
Il cherche les échanges existants et évite de créer un dossier en double.
Lister les points manquants
Il prépare les questions nécessaires pour savoir comment poursuivre.
Décider de la suite
Vous choisissez un rendez-vous, une réponse complémentaire ou une autre orientation.
Préparer le premier échange
La réponse validée est envoyée et l’équipe reçoit la synthèse dans le dossier.
- Votre décision
- Vous décidez de la suite commerciale et des engagements à prendre.
- À l’arrivée
- Une demande résumée, des questions utiles et un dossier prêt pour l’équipe.
- Si une information manque
- Un besoin ambigu ou hors périmètre vous est soumis. Le prospect ne reçoit pas de promesse non vérifiée.
Les personnes
- Un prospectExterneVia votre formulaireLectureSur accord
- Équipe commercialeÉquipeReprend la demandeÉcriture
La décision
- VousDécideChoisissez la suite
Dans cet exempleEn cours
Compétence · Résumer une demande
Vos outils
- Fichier commercialDemandes et échangesLectureÉcriture
- AgendaDisponibilités de l’équipeLecture
- CritèresOffre et questions de qualificationLecture
01/09Un prospect → Agent
Un prospect demande une intervention sur plusieurs sites.
Connexion et sécurité
Ce que l’agent peut toucher, selon les règles du projet.
Droits de l’agent
Qualification des demandes| Vos outils | Lire | Écrire | Sur accord |
|---|---|---|---|
| Un prospectVia votre formulaire | Lire | Sur accord | |
| Équipe commercialeReprend la demande | Écrire | ||
| Fichier commercialDemandes et échanges | Lire | Écrire | |
| AgendaDisponibilités de l’équipe | Lire | ||
| CritèresOffre et questions de qualification | Lire |
Limites de cet exemple
- Accepter une mission à votre place
- Promettre un prix ou un délai non validé
- Écarter une demande ambiguë sans la signaler
Des accès limités
On choisit les connexions et les droits nécessaires à la mission, selon les possibilités de vos outils.
Exemple : Un compte « Agent » dans votre CRM, limité à la lecture des fiches utiles.
Le trajet des données
L’hébergement et les services utilisés sont choisis au cadrage. On précise quelles données y passent et combien de temps elles sont conservées.
Exemple : Chez vous ou sur un service externe, selon le projet.
Un suivi défini ensemble
On définit ce qu’il faut garder dans le journal pour suivre les actions et retrouver les validations utiles.
- 09:12Agenda → AgentCréneaux
- 09:14Agent → Un prospectRéponse
- 09:16Agent → Fichier commercialSuivi
- 09:18Agent → Équipe commercialeRelais
Points d’attention
Ce qu’on cale au départ.
Des repères pour ce type de mise en place, pas un retour client.
La qualification part de vos critères : besoin couvert, zone, calendrier et informations utiles.
Les questions envoyées et leur degré d’autonomie se décident au départ. Dans cet exemple, la réponse passe par vous.
Un formulaire incomplet reste une demande à clarifier, pas un motif de rejet automatique.